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Gestão para agências: saiba como fazer o melhor para a sua agência digital

Para conquistar espaço no mercado e atrair novos clientes, é fundamental investir em melhorias constantes em sua empresa. Entre tantos aspectos importantes para alcançar o sucesso do mercado, vale a pena descobrir quais os melhores caminhos para ajustar seu plano de gestão para agências.

Conforme novas empresas chegam ao mercado, é essencial criar diferenciais para fidelizar os clientes e manter um bom fluxo de receitas entrando em caixa.

Pensando nisso, organizamos este post completo sobre como fazer o melhor para sua agência. Então, continue a leitura e confira nossas dicas!

O que destaca uma agência de digital entre os concorrentes?

Encontrar maneiras de se destacar no mercado de Marketing Digital é um passo importante para obter resultados incríveis e aumentar a lucratividade.

Há diversos passos que podem ser adotados com o objetivo de elevar a relevância da agência, como:

• treinar sua equipe: oferecer treinamentos é crucial para ter um time preparado para atender bem e resolver os problemas dos clientes;
• acompanhar as tendências: estar com a atenção voltada às oportunidades de mercado ajudará a sair na frente dos concorrentes;
• ter um bom planejamento: elaborar um plano estratégico ajuda a chegar até a sua persona e a aumentar a relevância da agência;
• ter comprometimento com os prazos: desenvolver um calendário para evitar atrasos também é uma ótima alternativa;
• alinhar expectativas: essa dica é fundamental para que você consiga superar as expectativas dos clientes, tornando claro tudo o que vai ser desenvolvido;
• conte com suporte: encontrar boas empresas parceiras é uma oportunidade de melhorar os seus entregáveis.

Esses são alguns dos fatores que vão ajudar a destacar a sua agência frente aos concorrentes do mercado. Ao adotar essas boas práticas, é possível encantar os consumidores e aumentar as demandas pelas soluções oferecidas.

Quais são os maiores desafios das agências digitais?

Para conseguir superar as adversidades que podem existir no dia a dia da agência, é preciso conhecê-las. Isso ajudará a determinar estratégias que levem a resolver os potenciais problemas e ganhar relevância no mercado.

A seguir, listamos os desafios mais comuns enfrentados no seu segmento. Leia!

Lidar com cronogramas incertos

Fazer um cronograma pode ser bem desafiante para uma agência digital. Isso porque, muitas vezes, é difícil manter clientes por um longo período.

Com a rotatividade, surgem as dificuldades de garantir mais precisão na hora de elaborar um planejamento e ter um calendário bem desenvolvido.

Uma dica que pode ajudar a superar essa dificuldade é melhorar as entregas realizadas. Isso pode ser feito por meio da qualificação da sua equipe, oferecendo treinamentos, entendendo as necessidades dos colaboradores e incorporando novas ferramentas que ampliem a qualidade dos serviços.

Contar com uma empresa especializada para oferecer suporte para a sua agência também é uma opção. Assim, você consegue terceirizar algumas partes do trabalho e focar as atividades que mais domina, agregando valor aos consumidores da agência.

Manter a comunicação ágil

Outra dificuldade que pode ser enfrentada nas agências é relacionada à comunicação com os clientes internos e externos. Por exemplo, é possível encontrar adversidades para manter a integração e o diálogo fluído entre os setores da empresa, o que acabará impactando os resultados e as entregas aos clientes.

Além disso, pode haver entraves na hora de se comunicar com o seu cliente ou lead. Ao contar com canais inadequados para conversar com os consumidores, as chances de perdê-los e de não atingir as metas podem aumentar.

Por isso, o ideal é utilizar ferramentas que ajudem a agilizar a sua comunicação, tanto com funcionários quanto com clientes.

Além disso, pode ser interessante adotar metodologias ágeis para garantir a fluidez de informações e de processos, oferecendo melhor performance para a agência.

Escalar o negócio

Fazer uma agência de marketing escalar não é uma tarefa simples. A partir do momento em que ela começa a crescer, é preciso encontrar novas soluções para manter a qualidade dos serviços oferecidos para um número maior de clientes. Isso vai demandar esforços em várias direções.

Por exemplo, será necessário contratar novos colaboradores talentosos, fazer parcerias e até terceirizar tarefas. Além disso, buscar ferramentas que ajudem a manter todos os processos em dia, melhorar as vendas e muitas outras atividades.

O melhor caminho a seguir, nesse sentido, é fazer um planejamento inicial já considerando o potencial de crescimento da agência. Porém, caso não tenha adotado tal estratégia, vale contar com o suporte de parceiros que já estão há mais tempo no mercado.

Isso será relevante para encontrar as melhores soluções e adequar os processos para atender aos clientes com a qualidade de sempre.

Quer entender mais sobre o ganho de escala em uma agência? Então, vale a pena conferir os seguintes artigos:

Gerenciar o relacionamento com os clientes

Manter os clientes é uma fase importante para ter um crescimento sustentável e garantir mais previsibilidade para a empresa. Além disso, a fidelização dos consumidores dos serviços da agência pode representar uma fonte de economia.

Afinal, o custo para adquirir novos clientes tende a ser mais elevado do que o valor para realizar a manutenção dos atuais. Diante desse cenário, torna-se primordial garantir um bom relacionamento com os consumidores, o que nem sempre é uma tarefa simples.

Para superá-la, é necessário ter diálogos bem alinhados e cumprir as promessas realizadas. Ainda é relevante oferecer um suporte adequado para evitar que ele se decepcione com a agência.

Lidar com constantes mudanças

O mercado digital é marcado por mudanças constantes, provindas de novas ferramentas, inovações e teorias. Ter atenção a cada uma delas é um desafio, ao passo que representa uma oportunidade. Isso porque, ao conseguir se antecipar à concorrência, você consegue oferecer novidades e se diferenciar.

Porém, para que isso traga os resultados esperados, é preciso que se tenha grande atenção aos eventos e tendências do mercado. É primordial encontrar boas fontes de informações e acompanhá-las para entender o que está ocorrendo no meio digital.

Também é válido realizar brainstorming com equipe e reuniões com parceiros para discutir como aproveitar as oportunidades para agregar valor aos clientes.

Como gerir uma agência de marketing digital?

Ao entender quais são os desafios possíveis, fica mais simples saber como fazer a gestão para agências. Também é válido conhecer as boas práticas que mostraremos, logo a seguir.

Elas vão trazer ainda mais eficiência para o seu negócio, garantindo diferenciação frente aos concorrentes.

Integração do cliente

A partir da compreensão dos desafios que você tende a enfrentar, a probabilidade de manter os clientes e conquistar novos é bem elevada. Isso faz com que seja necessário aprender a integrar os novos parceiros à agência.

Nesse sentido, será preciso ter um bom diálogo com eles, alinhando quais são as obrigações e deveres de cada parte, estabelecendo os objetivos e prazos para alcançá-los. Também vale inclui-los no cronograma de trabalho, com o intuito de evitar atrasos que geram frustrações.

Outro fator que pode ajudar na integração é fazer a definição das métricas que serão seguidas, bem como a periodicidade dos relatórios que contêm os resultados obtidos.

Esse fator será essencial para demonstrar como a agência está agregando valor ao negócio do cliente.

Escopo do trabalho

Outro ponto relevante para que tudo saia de acordo com o planejado é realizar uma boa definição do escopo do trabalho. Por exemplo, é possível que o cliente contrate a sua agência apenas para a construção da imagem da marca por meio de conteúdos. Desse modo, será necessário estabelecer quais são as etapas e atividades que serão efetuadas pela agência.

A partir dessa definição, pode-se ter mais eficácia no desenvolvimento dos trabalhos. É essencial ter bem alinhados os deveres e obrigações das partes no projeto que foi desenhado.

Gestão dos projetos

Para alcançar escala e ótimos resultados com a agência, é muito importante que a gestão de projetos seja realizada de maneira eficiente. Isso vai permitir que as entregas sejam realizadas no prazo estabelecido e com extrema qualidade, encantando os consumidores e aumentando a duração dos contratos.

Para executar esse gerenciamento, existem diversas ferramentas que podem ajudar. Ainda vale adotar simplificações nos projetos que auxiliem a sua equipe a se manter produtiva e atender às expectativas dos clientes.

Também é possível contar com parceiros comerciais para delegar atividades que são secundárias na empresa. Há diversas oportunidades de parcerias que podem ser um ponto-chave para a agência se destacar e para contar com profissionais especializados em determinados assuntos.

Oferta de preços

Ter uma cartilha de preços diferenciados é outra opção para gerenciar a sua carteira de clientes. Por exemplo, você consegue estabelecer pacotes com diferentes serviços e custos, dando mais alternativas aos clientes.

Isso faz com que seja possível diminuir a rotatividade na empresa e realizar os ajustes necessários para se manter com alta competitividade no mercado. Ainda é válido ter atenção às tendências para potencializar a performance da agência.

Quais são as principais tendências e como se preparar?

Outro cuidado importante para garantir o sucesso do seu projeto se refere à percepção de novas tendências do mercado. Isso permite se adiantar em meio às novidades, gerando valor para seus clientes e aproveitando os principais benefícios das inovações que aparecem.

Com base na sabedoria popular, “quem sai na frente bebe água fresca”. Portanto, vale a pena ficar de olho nas principais mudanças que impactam as suas atividades e pensar em como se adaptar a elas.

Alterações no algoritmo do Google

O rankeamento nos buscadores é um importante meio de obter tráfego orgânico, tanto para seus clientes quanto para a própria agência de marketing. Por isso, sempre que o Google anuncia alguma atualização, vale a pena entender quais são elas e como isso impacta sua estratégia de produção de conteúdo.

Dessa maneira, além de manter as palavras-chave que sua empresa já conseguiu rankear, também é possível conquistar novos posicionamentos diante de uma rápida adaptação dos materiais postados. 

Com o surgimento de ferramentas de IA, como o ChatGPT, o Google tende a desenvolver mecanismos para rebaixar conteúdos que foram desenvolvidos por esse meio.

As atualizações do final de 2022 sugerem haver mudanças para valorizar a qualidade de um texto e sua originalidade, sendo esse um importante fator de atenção para sua produção de conteúdo.

Rastreamento de dados

A melhoria de sua gestão de agência digital também depende de implementar o uso de dados para medir, acompanhar e estabelecer métricas relevantes para sua empresa.

Por meio de aplicativos, plataformas e demais ferramentas digitais, você consegue acompanhar interações dos usuários como seus conteúdos, visualizações nas páginas, cliques, downloads e demais aspectos basilares para o sucesso de um projeto.

Por meio dessas informações, sua equipe consegue personalizar o conteúdo que chega até cada lead, além de acelerar a jornada de compra dos clientes. O rastreamento de informações também permite identificar oportunidades de otimização em suas campanhas e abordagens.

Consumidores da Geração Z

A Geração Z é um termo utilizado para se referir a pessoas que nasceram entre a metade final dos anos 90 até o início de 2010. Esse público já chegou na era da informação e apresenta hábitos de consumo que podem beneficiar seu projeto.

Entretanto, é necessário desenvolver um conteúdo alinhado com os valores e a cultura presentes nessa geração, tais como diversidade, inclusão, tecnologia, personalização e sustentabilidade. Ao trazer esses elementos para sua comunicação, há ótimas oportunidades para conquistar esses consumidores.

Ao implementar as melhorias vistas aqui, você pode otimizar seu plano de gestão para agências e aproveitar todos os benefícios dessas mudanças. Portanto, não deixe de investir em um bom planejamento para os próximos ciclos de seus projetos.

Quer fazer desse ano um dos melhores do seu negócio? Então, baixe nosso e-book e descubra como arrasar na Gestão para Agências em 2023.

Como ter uma presença digital positiva e eficaz para sua agência?

Em um passado não muito distante, a forma de fazer uma marca tornar-se conhecida era a publicidade por meios de comunicação como a televisão e o rádio. A bola da vez agora é a internet. Mas, como ter presença digital positiva?

Para esclarecer, a rádio e televisão continuam sendo estratégicos, mas a presença digital, planejada e bem executada, pode gerar ótimos resultados, desde a comunicação dos diferenciais da sua agência até a aproximação com seu público-alvo. Quer saber como? Veja neste artigo:

Vale lembrar que o conteúdo da internet é produzido por seus usuários, ou seja, seu negócio vai ter presença digital de qualquer maneira, seja por ações planejadas, seja pelas informações divulgadas sobre ele, não é mesmo? Então, melhor agir!

Descubra o que é presença digital

A presença digital é a forma como uma marca é percebida nos meios digitais por meio de suas ações, comunicações, interações, menções, publicações etc.

Nesse sentido, somam-se todos os seus registros, sejam aqueles realizados pelo negócio, sejam aqueles produzidos a partir da opinião de terceiros.

Assim, podemos dividir a presença digital pela forma como ela é gerada:

• registros orgânicos do negócio, como a criação de um site, blog, rede social, e-mail marketing etc;
• registros impulsionados pelo negócio, como anúncios em sites, redes sociais e buscadores;
• registros de terceiros, como comentários de clientes nas redes sociais, menções em outros blogs, sites de notícias, portais especializados e órgãos.

É possível atuar em todas essas esferas, por isso vale entender como ter presença digital positiva, bem como os benefícios que ela traz para o negócio.

Entenda os benefícios do seu negócio ter uma presença digital positiva

Uma presença online positiva traz uma série de benefícios, e eles vão melhorando gradativamente. O primeiro deles, sem dúvidas, está relacionado ao comportamento das pessoas em geral e, por consequência, dos contratantes de uma agência de publicidade e marketing.

A maior parte das jornadas de contratação ou aquisição passam pelos canais digitais. Os contratantes consultam os buscadores para encontrar um site, visitam as redes sociais para terem provas sociais da qualidade de um serviço e até interagem em fóruns para avaliar se uma empresa vai conseguir atender suas necessidades. Ter uma presença online estratégica vai garantir uma boa percepção dos potenciais clientes.

Outro benefício da presença digital positiva é o cultivo do engajamento e fidelização dos clientes já conquistados. Manter um relacionamento próximo, promover o sucesso que eles tiveram com os serviços da agência, dentre outros tipos de comunicação no ambiente online, pode incentivar menções e elogios espontâneos, o que ajuda na autoridade da marca.

Combater comentários e informações falsas sobre seus serviços também pode ser outro benefício já que o site ou perfil oficial da sua agência estará sempre trazendo dados reais sobre seu negócio.

Eventualmente, se alguma falha acontecer, as mídias digitais fortalecidas também serão ótimos recursos para mitigar os impactos na sua marca, especialmente se trabalhadas por assessores de imprensa e Digital PRs.

Como é fácil concluir, quanto maior e mais longevo for o trabalho para ter uma presença digital positiva, melhores serão os resultados colhidos e com uma eficiência maior.

É o caso, por exemplo, de um segmento que seus players recebem avaliações em sites como o Reclame Aqui. Suas notas positivas são somadas e podem ser consultadas por intervalos temporais.

Veja como ter presença digital positiva e eficaz

Agora que seus principais benefícios foram listados, vejamos como ter presença digital positiva com algumas ações simples.

Pensar em como a marca se posiciona

Para que qualquer estratégia tenha sucesso, é preciso planejá-la a partir das métricas que vão validar seu resultado. E, no caso da presença digital, para que isso aconteça, é essencial pensar no posicionamento da marca.

Uma agência pode ter o foco e especialização para trabalhar com clientes que vem produtos e serviços exclusivos, para pessoas de poder aquisitivo maior.

Dessa forma, os sites, menções, palavras-chave e hashtags usadas para fortalecer a presença digital serão voltadas para esse segmento e, por consequência, as métricas de sucesso vão acompanhar os resultados nesse mesmo cenário.

Escolher mídias digitais

Com o posicionamento da marca definido, a estratégia pode ser direcionada para as mídias digitais que comunicam melhor com o público-alvo, o que aumenta sua eficiência de conversão e também torna sua operacionalização mais simples.

Uma agência que oferece serviços de gestão de redes sociais ou o agenciamento de influenciadores digitais, por exemplo, precisa ter uma presença digital forte no Instagram, Facebook, YouTube, Twitter, LinkedIn etc, dependendo de quais delas forem sua especialidade.

Planejar a frequência

A consistência de postagens é importante, assim como o monitoramento de menções da marca. Um bom calendário de publicações vai garantir que a agência use o marketing de conteúdo para fortalecer seus diferenciais e, principalmente, fazer um funil que atraia e qualifique leads.

Apostar na produção de conteúdos

Produzir os conteúdos internamente também pode ser um caminho para trabalhar a identidade da marca e como ela vai ser apresentada nos canais digitais.

Essa estratégia pode ser conciliada com a contratação de freelancers, mas produções mais estratégicas, assinadas pelo time da agência, podem dar um caráter mais relevante.

Storytellings de sucesso dos clientes, por exemplo, podem ser contados pelo time interno responsável pela condução do projeto. Isso garantirá percepções pessoais e detalhes que revelam os diferenciais da agência.

Evite os principais erros ao ter uma presença digital

Para saber como ter presença digital positiva, também é preciso atentar-se para os erros que não podem ser cometidos. Negligenciar as boas práticas já é uma falha, mas outros pontos devem ser observados.

Ignorar as informações básicas do mix de produtos e serviços

Ignorar as informações básicas do mix de produtos e serviços pode ser entendido como omissão ou propaganda enganosa em alguns casos.

Em outras situações, deixar de mencionar suas características vai, justamente, deixar de conquistar a atenção do público-alvo. Ou seja, são erros de comunicação que podem custar caro.

É importante lembrar que os produtos e serviços, da forma como são concebidos, têm público-alvo específicos, segmentados e de comportamentos e valores definidos.

Se uma agência tem o foco em vender pacotes completos de serviços para conquistar clientes de maior porte, pode comunicar esse direcionamento nos seus conteúdos pois, do contrário, pode atrair um perfil que deseja contratar elementos avulsos.

Por consequência, além do esforço em direcionar o cliente para parceiros, a agência ainda pode gerar uma insatisfação que, em alguns casos, rende menções digitais negativas.

Deixar de se comunicar e responder o público

A presença digital é construída e consolidada com o tempo. E, se não for cultivada, pode perder sua força estratégica. É o caso do cultivo de boas menções, elogios e avaliações positivas em outros sites.

Mas, além disso, o marketing de conteúdo, que pode atrair um tráfego orgânico valioso para o negócio, precisa ser constantemente alimentado para garantir boas posições nos buscadores. O mesmo vale para as respostas aos comentários das redes sociais.

Priorizar apenas a quantidade e não a qualidade

Métricas são importantes para o acompanhamento de resultados, mas não são os objetivos finais. Olhar só para os números pode dar uma visão errada dos resultados da estratégia.

Nesse caso, elas podem ser classificadas como “métricas de vaidade”, quando valem mais para o status do que para o que a agência está em busca, de aumentar suas vendas, agradar seus clientes etc.

Por isso, escolha as métricas de acordo com os objetivos do negócio, aqueles que vão gerar valor para o negócio. Ter muitos seguidores, por exemplo, não garante necessariamente o aumento das menções positivas da marca.

Mas, a quantidade de interações da empresa com seu público, que é uma ação que está no alcance da agência e pode gerar resultados, pode ser um bom indicador, assim como os efeitos após cada uma delas.

Então, afinal, como ter presença digital positiva? Colocando ela na estratégia da agência, mantendo sua regularidade e garantindo que ela esteja alinhada com os objetivos do negócio, e não métricas vazias.

Inovar também é um ponto que vai contribuir muito para a diferenciação em relação aos demais players, afinal de contas, conquistar destaque no seu segmento pode trazer vários resultados.

A presença digital vai garantir que sua identidade de marca seja percebida, fortalecida e protegida. E, fazendo um bom trabalho com ela, será um ótimo cartão de visitas para mostrar o quão eficiente sua agência é para servir seus atuais e futuros clientes.

Então, gostou das informações e deseja aprofundar no tema para outros insights para saber como ter presença digital positiva? Continue sua leitura com esse material completo sobre presença online.

Como criar um cadastro de clientes e qual é a sua importância em agências

Você já pensou no valor da sua carteira de clientes? Ali estão diversos contatos que têm interesse no seu negócio, conhecem os seus produtos e demonstram confiança na sua marca. É por isso que o cadastro de clientes é um dos ativos mais valiosos na gestão de agências.

O problema é que muitas empresas não aproveitam o poder que essa ferramenta tem. Elas recebem os clientes e fecham vendas, mas perdem a oportunidade de guardar dados relevantes e mantê-los sempre à mão para melhorar o atendimento e fazer novos negócios no futuro.

Um cliente cadastrado tem mais chances de se tornar fiel, porque você pode mantê-lo por perto da sua marca e fazê-lo voltar mais vezes.

Por isso, neste artigo, reunimos informações importantes para a sua agência investir em um cadastro de clientes. Siga conosco:

O que é um cadastro de clientes?

O cadastro de clientes é uma ferramenta de gestão de negócios, que reúne dados sobre as suas contas e informações sobre o histórico da relação com a sua agência.

Esse cadastro é essencial para fazer uma boa gestão de relacionamento com os clientes, além de contribuir para o atendimento, as vendas e a gestão financeira.

Você tem todas as informações reunidas e organizadas, de maneira que pode acessar a qualquer momento que precisar para auxiliar nas suas estratégias.

Você pode manter o cadastro de clientes em uma planilha do Excel ou do Google Planilhas, mas o ideal é contar com uma ferramenta de cadastro de clientes ou um sistema de CRM (Customer Relationship Managament), que automatize ações e se integre com outros softwares.

Qual é a importância do cadastro de clientes em agências?

O cadastro de clientes é uma ferramenta essencial na gestão de agências de marketing e publicidade. Vários clientes podem passar pela sua carteira, então é importante manter os dados reunidos e atualizados para não perder nenhuma informação.

A seguir, você vai entender melhor por que isso é importante:

Melhorar o atendimento e a experiência do cliente

Um cadastro de clientes permite que você os conheça melhor. Você tem à mão todas as informações sobre o perfil e o histórico do cliente.

Dessa forma, é possível realizar um atendimento mais personalizado e aprimorar as estratégias com foco nos interesses e nas necessidades dos clientes. 

Oferecer benefícios e vantagens

Quando você sabe como é o perfil, os interesses e as necessidades dos clientes, é possível oferecer benefícios e vantagens que eles valorizem.

De maneira personalizada, você pode criar ofertas mais relevantes e se aproximar ainda mais deles.

Fidelizar clientes

Por meio de personalização e benefícios, você constrói um relacionamento mais forte e duradouro. Os clientes têm mais satisfação em manter uma relação com a sua agência, porque percebem as vantagens disso.

Então, o cadastro de clientes ajuda também a fidelizá-los e a aumentar o ciclo de vida, ou seja, o tempo que eles permanecem com a sua agência.

Reativar clientes antigos

Além de fidelizar, também é possível reativar clientes antigos com um bom cadastro de clientes. Afinal, você consegue manter o histórico de atendimentos da sua agência. Dessa maneira, você pode acompanhar quais clientes já estão há muito tempo sem solicitar um job e propor a retomada das atividades, de preferência com uma oferta especial para eles.

Tomar melhores decisões

Dados são imprescindíveis para tomar boas decisões. Eles embasam as escolhas da sua agência com base em informações da realidade — nesse caso, sobre o histórico e o perfil dos seus clientes. Para uma empresa data driven, como as agências de marketing devem ser, o cadastro de clientes é uma ferramenta essencial.

Otimizar estratégias de marketing e vendas

O cadastro de clientes também ajuda a otimizar as estratégias de marketing e vendas. Além de conhecer melhor cada cliente, a fim de personalizar o marketing e as abordagens de vendas, você também tem uma visão mais completa e aprofundada sobre o seu perfil de cliente. 

Dessa forma, você pode alinhar melhor suas estratégias para atrair clientes que têm mais chances de fechar negócio e permanecer com a sua agência por mais tempo.

Como criar um cadastro de clientes?

Agora, vamos ver algumas dicas práticas de como criar um cadastro de clientes que seja eficiente para as estratégias da sua agência de marketing. Confira:

Entenda quais dados inserir no cadastro de clientes

Existem algumas informações básicas para o cadastro de clientes, como o nome da empresa, endereço e as pessoas com quem você tem contato.

Mas é importante também trazer dados sobre o contrato, como o fee mensal e a verba, além de informações sobre o perfil e os interesses do cliente. Aproveite também para avaliar que outras informações seriam relevantes para o seu negócio.

A seguir, veja alguns dados que podem estar no seu cadastro de clientes:

• Dados empresariais (nome, razão social, CNPJ etc.)
• Endereço empresarial
• Situação (ativo, em prospecção, inativo)
• Contatos na empresa
• Fee mensal
• Verba
• Perfil do cliente
• Histórico de relacionamento
• Canais digitais (site, blog, perfis em redes sociais etc)

Categorize os grupos de informações

Para ter um cadastro de clientes mais organizado, reúna as informações em categorias. Dessa forma, você consegue acessar os dados dos clientes com mais facilidade e agilidade.

Utilize categorias como “dados empresariais” ou “histórico de interações”, por exemplo, que concentrem essas informações. Cada aba da sua planilha ou da sua ferramenta de CRM pode contar uma categoria.

Mantenha o padrão de cadastro

Procure utilizar os mesmos campos e categorias para cadastrar os clientes da sua agência. Isso também é importante para organizar o cadastro e encontrar os dados com mais rapidez e facilidade.

Além disso, essa padronização permite que você compare os dados entre diferentes clientes e consolide as informações em relatórios.

As ferramentas de CRM costumam apresentar dashboards, mas você também pode fazer isso manualmente se utilizar o Excel.

Garanta a proteção dos dados dos clientes

Quem utiliza um cadastro de clientes deve saber sobre a importância da segurança dos dados. A LGPD determina que os dados pessoais que as empresas detêm sobre seus clientes devem ser assegurados com políticas e práticas de proteção de dados.

Então, primeiramente garanta que você tem autorização para coletar e manter esses dados em posse da agência. Depois, garanta também que eles estejam seguros, em arquivos protegidos.

Você pode proteger a ferramenta ou a planilha com senhas e definir níveis de acesso para diferentes usuários.

Aliás, a segurança da informação é um tema tão importante, que separamos aqui alguns artigos que já publicamos sobre esse tema. Aproveite para saber mais:

Conte com uma boa ferramenta

Sim, você pode utilizar o Excel, Google Planilhas ou até mesmo um caderninho para registrar os dados dos clientes. Porém, esses recursos podem não ser práticos, gerar erros de preenchimento e perder a padronização. Ainda assim, é melhor do que não ter.

Por outro lado, uma ferramenta de cadastro de clientes, que pode fazer parte de um sistema de CRM ou outra plataforma que você utilize, tende a ser muito mais eficiente.

Nesse tipo de ferramenta, você consegue manter um cadastro mais organizado e facilmente acessível, com informações padronizadas.

Além disso, pode gerar relatórios sobre o perfil dos seus clientes ou o histórico. Em alguns casos, pode também configurar alertas, por exemplo, para quando um contrato estiver prestes a se encerrar.

Integre com outras ferramentas

Ferramentas de CRM ou outros sistemas que ofereçam cadastro de clientes podem oferecer integrações que trazem ainda mais eficiência. Você pode integrar com ferramentas de marketing e personalizar o envio de e-mails para clientes que não interagem há muito tempo, por exemplo.

Dessa forma, é possível automatizar ações que você teria que fazer manualmente. Em vez de passar os dados manualmente de uma ferramenta para outra, elas fazem isso automaticamente se estiverem integradas.

Como usar o Studio para fazer o cadastro de clientes?

Aqui na Rock Content, oferecemos o Studio como uma plataforma de gerenciamento das atividades de marketing. As agências podem gerenciar os projetos dos seus clientes e integrar processos e profissionais em uma só ferramenta, com mais eficiência e otimização.

Um dos recursos do Studio é o cadastro de clientes. Trata-se de um recurso básico para iniciar e gerenciar projetos e campanhas de clientes, com suas informações mais relevantes cadastradas na plataforma.

Ao longo da relação de cada cliente com a sua agência, todos os dados vão ficar armazenados e organizados em Studio. Dessa forma, você pode acessá-los a qualquer momento para aprimorar o relacionamento com os clientes e retomar contas antigas quando estiverem inativas.

A seguir, você vai saber como usar o Studio para cadastrar os dados dos seus clientes e manter esse registro sempre completo e atualizado.

Você pode fazer isso de duas formas: importando uma planilha de cadastro de clientes ou cadastrando os dados manualmente. Confira agora as orientações:

Importando uma planilha de cadastro de clientes

Importar uma planilha de cadastro de clientes pode ser o método mais indicado para quem já tem os dados registrados em um arquivo do Excel, Google Planilhas ou outra ferramenta.

A importação garante que você não vai precisar transmitir todos os dados de uma ferramenta para outra, nem vai deixar nenhuma informação pelo caminho.

Vamos ver agora os passos para importar uma planilha de cadastro de clientes no Studio da Rock Content:

1. Acesse o Studio e vá até a opção do menu que mostra a lista de clientes (Configurações > Clientes);
2. Clique no botão de importação, que é identificado por uma flechinha virada para baixo, localizado no lado direito superior da página;
3. Depois de abrir a janela de importação, faça o download do modelo de importação que o Studio disponibiliza;
4. Preencha a planilha com os dados dos seus clientes, respeitando os campos obrigatórios (Nome e Razão Social) e a ordem em que eles aparecem em Studio;
5. Salve a planilha preenchida e faça o upload do arquivo na janela de importação de Studio.

Obs.: É importante ressaltar que indicamos baixar o modelo de importação para evitar incompatibilidades nesse processo.

Cadastrando os clientes manualmente

Se você ainda não tem uma planilha de cadastro de clientes ou prefere começar o cadastro do zero, pode registrar os dados manualmente em Studio. Para fazer isso, siga os passos:

1. Acesse o Studio e vá até a página que deve exibir a sua lista de clientes (Configurações > Clientes);
2. Clique no botão Novo Cliente para abrir um novo cadastro;
3. Preencha os dados dos seus clientes, considerando que Nome e Razão Social são campos obrigatórios do cadastro.

Para otimizar o preenchimento, você também pode criar um Modelo de Projeto, que padroniza o cadastro de projetos de um cliente.

Se, para essa conta, você sempre atende projetos de criação de posts para redes sociais, é possível criar um modelo de projeto com informações padronizadas que são pertinentes para esse cliente. Assim, você pode reutilizar em diferentes projetos que desenvolver nessa conta.

Além disso, você pode:

• Marcar clientes como restritos, a fim de restringir quem pode acessar os dados do cadastro (Clientes > Novo Cliente > Dados);
• Cadastrar as informações de contrato do fee mensal, marcar como aprovado ou não aprovado pelo cliente e identificar as condições do pagamento (Clientes > Novo Cliente > Fee mensal);
• Registrar dados do perfil do cliente, que incluem o histórico da empresa, os valores, as principais estratégias, os principais concorrentes, entre outros (Clientes > Novo Cliente > Perfil do Cliente);
• Guardar e consultar o histórico de edições do cadastro do cliente (Clientes > Novo Cliente > Histórico);
• Vincular os perfis de redes sociais dos clientes ao Studio (Clientes > Novo Cliente > Integração > Nova Integração).

Os recursos de Studio vão ajudar você a cuidar dos projetos dos seus clientes com uma gestão integrada dos setores da sua agência e profissionais freelancers.

No Studio, é possível controlar todas as suas demandas de produção de conteúdo, gerenciar o cadastro de clientes, integrar profissionais, fazer todo o controle financeiro, gerar relatórios, organizar todas as mídias da agência, entre outras tarefas.

Agora, conheça melhor essa ferramenta que diversas agências já estão usando para otimizar seus resultados. Agende uma demonstração gratuita de Studio e explore todos os recursos.